O cérebro da sua empresa, montado em 30 dias

O problema

A sua empresa fala o dia inteiro. Ninguém está anotando.

É nas conversas com clientes, fornecedores e equipe que a empresa decide, promete e resolve. Só que quase nada disso fica registrado, e o que não está escrito se perde.

O que foi combinado com o cliente ficou no WhatsApp.
A decisão saiu na reunião e não foi escrita.
O que importa está na cabeça de duas ou três pessoas.
Toda dúvida volta para você.

O problema da IA comum

O ChatGPT sabe muito sobre o mundo e nada sobre a sua empresa.

Não conhece seus preços, suas regras, seus clientes nem o que foi combinado ontem. Por isso a resposta sai genérica.

Um agente de IA é como um funcionário novo: só rende depois que alguém explica como a empresa funciona.

Montagem do cérebro

Antes de colocar a IA para trabalhar, ela aprende como a sua empresa funciona.

Pense num diagnóstico, só que feito de outro jeito. O diagnóstico comum é feito de reuniões: as pessoas contam o que lembram, e o resto é estimativa.

Aqui, em vez de perguntar, eu instalo um sistema que lê a operação da sua empresa por 30 dias.

O que você recebe nos 30 dias

Um cérebro com tudo o que a empresa sabe, que fica com você.
Uma leitura da operação toda semana, no seu celular.
O mapa do que vale automatizar, com os números da sua própria operação.

E a empresa sai pronta para a próxima fase: agentes que já começam sabendo como ela funciona.

Como funciona

Quatro peças que trabalham juntas.

A coleta lê as conversas de trabalho. O Guardião organiza o que foi lido e procura o que pode ser automatizado. O cérebro guarda tudo. O assistente traz tudo até você.

Você não precisa escrever nada. Só escolhe o que entra.

Peça 1 de 4 · A coleta

O cérebro se alimenta sozinho.

Todos os dias, a coleta lê o que passa nas fontes que você escolher, do jeito que aconteceu.

Ela trabalha com as ferramentas que a sua empresa já usa e não muda a rotina de ninguém.

De onde lê, até três fontes

WhatsApp do gestor: só os grupos e contatos de trabalho que você listar.
E-mail da empresa: só as contas que você escolher.
Reuniões on-line: as anotações e transcrições das reuniões.

Ninguém da equipe para o que está fazendo para registrar nada.

Peça 2 de 4 · O Guardião

Transforma conversa em conhecimento.

Mensagem solta não serve para nada. O Guardião lê tudo o que a coleta trouxe e organiza em memória, pronta para qualquer pessoa ou agente consultar.

E ele faz uma segunda coisa, que é o coração do projeto: procura o trabalho que se repete e que um agente de IA poderia assumir.

Separa o que é decisão, compromisso, tarefa, pergunta e fato.
Liga cada coisa ao cliente, à pessoa e à área certa.
Descarta o ruído e não deixa nada duplicado.
Anota cada tarefa repetida que um agente poderia assumir: quem faz e quantas vezes.

Cada tarefa repetitiva que sai das mãos da equipe vira tempo, produtividade e margem.

Peça 3 de 4 · O cérebro

Tudo o que a empresa sabe, em um só lugar.

Um acervo organizado por clientes, pessoas, áreas, decisões e histórico. Nasce de 1 hora de conversa com você e é atualizado todos os dias pela coleta.

As oportunidades que o Guardião encontra também ficam guardadas aqui, prontas para a próxima fase.

É a base de qualquer agente de IA que a empresa venha a ter. Quem chega depois, gente ou agente, não começa do zero.

O cérebro é da empresa. Fica na conta dela, seguindo comigo ou não.

Peça 4 de 4 · O assistente

Você conversa com o cérebro da sua empresa.

O cérebro deixa de ser um arquivo que alguém precisa abrir. Ele vem até você, no celular.

Você pergunta pelo Telegram, por texto ou por áudio, e o assistente responde com o que a empresa sabe e com o que o Guardião anda encontrando.

Entrega a leitura da semana.
Avisa quando algo prometido passou do prazo.
Guarda no cérebro o que você contar a ele, por texto ou por áudio.

“O que ficou combinado com o cliente X?”
“Quem está esperando resposta minha?”
“O que foi decidido na reunião de terça?”

Toda semana

Uma página sobre a sua operação.

Toda semana, o assistente entrega uma página curta com o que o cérebro viu. São quatro coisas que todo dono quer saber e quase nunca consegue enxergar:

O que foi prometido e não foi feito.
Quem está esperando resposta.
As perguntas que se repetem: quem faz, e quantas vezes.
O que foi decidido só na conversa e não está escrito em lugar nenhum.

Você enxerga a operação sem precisar perguntar a ninguém.

Dia 30 · O mapa de agentes

O que vale automatizar, com o número da sua empresa.

No fim dos 30 dias, o Guardião junta tudo o que encontrou num mapa. São as 3 a 5 tarefas que mais tomam tempo, contadas na operação real, e não estimadas numa entrevista.

Para cada tarefa

Quanto tempo ela consome, estimado com quem faz.
O agente que resolve.
O preço.

Você decide o próximo investimento olhando para os seus dados, não para uma promessa.

O financeiro respondeu “cadê o boleto?” 140 vezes em 30 dias. exemplo ilustrativo

Depois do dia 30

Agora, sim, a IA começa a trabalhar.

Um agente sem contexto é um funcionário novo que ninguém treinou: faz o que mandam, do jeito de qualquer empresa. Um agente ligado ao cérebro já chega sabendo os seus preços, os seus clientes e o que foi combinado ontem.

O mapa do dia 30 é o ponto de partida da próxima fase. Os agentes executores são os que fazem o trabalho: cada um assume uma tarefa do mapa e trabalha consultando o cérebro. São eles que tiram o trabalho repetitivo da equipe e resolvem problemas que, muitas vezes, você nem sabia que a empresa tinha.

Se você seguir: os agentes.

Eu crio os agentes que o Guardião encontrou, começando pelo que mais pesa, e conecto os sistemas de que eles precisarem. Todos usam o mesmo cérebro, e cada novo agente aproveita tudo o que os anteriores aprenderam.

Se você parar: o cérebro fica.

Ele continua na conta da empresa, lendo a operação e guardando contexto, e você continua consultando o que ele sabe.

Muita gente vende agentes de IA. Eu começo pelo que eles precisam saber.

Como funciona, semana a semana.

Do primeiro encontro ao mapa, são 30 dias. Da sua parte, é 1 hora de conversa no começo; o resto você acompanha pelo celular.

Semana 1
1 hora de conversa com você. Cérebro montado, coleta ligada nas fontes escolhidas, assistente no seu celular.
Semanas 2 a 5
A leitura da semana, toda semana.
Dia 30
O mapa de agentes.
Depois
Você decide se segue para os agentes. O cérebro fica com a empresa de qualquer jeito.

Seus dados, suas regras

Um sistema que lê as conversas da empresa precisa de regras claras. Estas valem desde o primeiro dia.

Você escolhe as fontes e lista os grupos e contatos de trabalho que entram.
A equipe é avisada.
Tudo roda na conta da empresa: servidor, cérebro e IA.
Você vê tudo o que foi lido.
O material bruto é apagado depois de organizado.
Contrato com cláusula de dados (LGPD): a sua empresa é a controladora dos dados.

Para não haver surpresa: o que o pacote não faz

Os 30 dias olham para as conversas da empresa, e é nelas que o mapa procura trabalho para os agentes. Fica fora:

Não lê ERP, planilha nem o que acontece no balcão. Ele vê o que passa pelas conversas.
Não responde aos seus clientes nem envia nada em seu nome.
Não integra sistemas. Ticket, CRM e ERP podem entrar depois.

Por isso o mapa do dia 30 aponta tarefas de conversa: atender, cobrar, responder, dar retorno.

Quem monta

Eu monto o cérebro, acompanho os 30 dias e apresento o mapa a você. É o mesmo sistema que uso na minha empresa, todos os dias.

Leonardo Chaves, de Belo Horizonte.
25 anos em tecnologia, de programador a head de produtos.
Cofundador da VarejoTech, comunidade de varejistas.

Objetivo

Levar o dono de volta à cadeira de dono.

O primeiro passo leva 30 minutos.

Você conta como a empresa se organiza. Se fizer sentido, em uma semana o cérebro está montado e o assistente, no seu celular.

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